Bij Hungry Minds, een creatief bureau uit Namen, rekent het team van 25 medewerkers volledig op Mac voor al hun creatieve noden. Grafisch ontwerp, video, digitale media of ontwerpen voor grootformaatdruk, hun werk is even divers als veeleisend. Lange tijd werd de IT ad hoc beheerd door dienstverleners die gewend waren aan pc-omgevingen. Sinds eind 2024 vertrouwt het bureau zijn volledige IT toe aan één enkele partner: Lab9 Pro.

Macs op de proef gesteld

Hungry Minds ontwikkelt campagnes voor tv, radio, affichage, sociale media en activaties voor klanten als Walibi, LeTec, BigMat, Kiabi en Chimay. Printontwerpers, webdesigners, ontwikkelaars, videomakers, accountmanagers, strategen en creatieve directeuren: allemaal werken op een Mac. “Hoe meer we de processen standaardiseren, hoe makkelijker en efficiënter we kunnen werken”, legt Jérôme Vandewatere, Chief Technology Officer bij Hungry Minds, uit. “IT is trouwens een van onze grootste investeringen, waarschijnlijk zelfs de belangrijkste”, voegt hij eraan toe.

Hun videomakers gebruiken de Adobe-software op volle kracht en de bestanden voor één enkele video kunnen meerdere terabytes groot zijn. “Als je acht uur per dag op je computer werkt, is het essentieel dat deze het volhoudt en goed presteert.”

Op zoek naar een IT-partner die Mac door en door kent

De server, back-ups en het oplossen van storingen werden voorheen toevertrouwd aan een bedrijf dat in hetzelfde gebouw was gevestigd. Handig bij een storing, maar dit bedrijf werkte vooral met Windows. “Het was vooral reactief”, herinnert Jérôme Vandewatere zich de samenwerking. Hungry Minds was daarom op zoek naar een partner die volledig thuis was in het Mac-ecosysteem. De Adobe-licenties werden daarentegen rechtstreeks online aangeschaft, met ondersteuning uitsluitend via chat en in het Engels.

Het bureau kocht zijn Macs al bij Lab9. De doorslag kwam toen Jérôme Vandewatere leerde dat Lab9 Pro bedrijven ook begeleidde als IT-partner en dat het een officiële partner was van zowel Adobe als Microsoft. “Voor ons waren alle voordelen aanwezig.” Jérôme nam vervolgens contact op met Olivier Vanoudewater, accountmanager van Lab9 Pro voor Wallonië. Tijdens zijn bezoeken had ook hij vastgesteld dat de behoeften van het bureau verder gingen dan het vervangen van een paar computers.

Een stapsgewijze migratie

Lab9 Pro erfde een hybride infrastructuur, met Windows-servers en een firewall van een ander merk. “Je begint niet van de ene op de andere dag met een schone lei”, legt Olivier Vanoudewater uit. “Technisch was het niet erg complex. Waar wel aandacht aan moet worden besteed, zijn de gewoontes van de mensen: als je van server verandert, moet je soms op een andere manier inloggen.” Aangezien sommige servers nog onder contract stonden, verliep de overname in fasen.

Met de hulp van Lab9 Pro maakte een gemengde setup geleidelijk plaats voor een samenhangende infrastructuur: Fortinet-firewall, Ruckus-switches en wifi-access points, SentinelOne-antivirus op elke Mac, Microsoft 365- en Adobe Creative Cloud-licenties. Lab9 Pro leverde ook de printers en interactieve schermen voor de vergaderruimtes, die worden gebruikt om projecten aan klanten te presenteren en voor videoconferenties. “Hoe eenvoudiger een infrastructuur is, hoe beter ze werkt”, vat Olivier Vanoudewater samen.

Grote bestanden, maar veilig

De grootste uitdaging betrof de werkbestanden. Ze zijn talrijk, erg groot en veel mensen moeten er toegang toe hebben. “Het lijkt eenvoudig, maar het was een echte uitdaging”, geeft Jérôme Vandewatere toe. De eerste oplossing werd later nog herzien: na een jaar gebruik zijn het bureau en Lab9 Pro overgestapt op een ander systeem. “Eerst en vooral moet iedereen het gebruik en werkwijzen begrijpen. Dan pas kunnen we de beste oplossing implementeren.”

De bestanden worden vandaag opgeslagen op Synology NAS-systemen, bestandsservers die in de kantoren zijn geïnstalleerd, om de toegangssnelheid te garanderen die nodig is voor dergelijke hoeveelheden data. Elke nacht wordt er een volledige kopie naar het datacenter van Lab9 Pro in Nederland verzonden. In geval van brand, diefstal of een virus in Namen blijven de gegevens van de vorige dag beschikbaar. “Als we van de ene op de andere dag een bestand verliezen, zijn dat ontelbare uren die in rook opgaan”, benadrukt Jérôme Vandewatere.

Een nieuwe Mac die direct bij het opstarten is geconfigureerd

Lab9 Pro heeft ook Jamf geïmplementeerd, een oplossing voor het centraal beheer van Apple-apparaten, ook wel MDM (Mobile Device Management) genoemd. Updates, instellingen, toegestane software: alles is voortaan identiek op elke machine, en risicovolle downloads of datalekken kunnen worden geblokkeerd. Het bureau werkt met leasing en vervangt zijn Macs om de vier jaar, in fasen: elk jaar worden er ongeveer tien Apple-machines vervangen. “Vroeger moesten we alles handmatig doen. Nu zetten we de computer aan en wordt hij automatisch geconfigureerd, met alle nodige software, wifi en printers reeds geïnstalleerd”, legt Jérôme Vandewatere uit.

Preventief onderhoud in plaats van reparaties

Om de twee weken brengt een technicus van Lab9 Pro een halve dag door bij Hungry Minds. Hij controleert de back-ups, voert updates uit en beantwoordt vragen van medewerkers, zoals over hoe om te gaan met phishingpogingen. Olivier Vanoudewater vergelijkt dit met het onderhoud van een auto: “Je wacht niet tot hij kapotgaat om naar de garage te gaan.”

Naast de bezoeken is er van maandag tot en met vrijdag een hotline bereikbaar die op afstand de controle kan overnemen. Kleine verzoeken worden doorgaans nog dezelfde dag afgehandeld. Daarnaast worden het netwerk, de firewall en de schijven continu gemonitord, waarbij Lab9 Pro direct op de hoogte wordt gebracht van elke waarschuwing.

“Niemand moet nog in allerijl opdagen omdat er niets meer werkt. Dat hebben we meegemaakt en dat was stressvol”, getuigt Jérôme Vandewatere. Eén à twee keer per jaar bespreekt hij met Olivier Vanoudewater de risico’s en mogelijke verbeteringen en projecten voor het volgende jaar begroten ze gezamenlijk.

Als officiële Adobe-trainer organiseert Lab9 Pro ook opleidingen bij Hungry Minds. De workshop “What’s New”, die elk jaar na de jaarlijkse Adobe MAX-conferentie wordt bijgewerkt, biedt in één dag een overzicht van alle nieuwigheden. En voor vragen over Adobe-licenties, die steeds complexer zijn geworden, is een tweetalig team van drie personen bereikbaar, terwijl het bureau voorheen gebruik moest maken van een Engelstalige online chat.

De oppervlakte verdubbelen zonder de productie stil te leggen

De echte test kwam met de herinrichting van de kantoren. Hungry Minds heeft zijn oppervlakte verdubbeld: de technische ruimte is zo’n tien meter verplaatst en alle bekabeling is opnieuw aangelegd. Lab9 Pro heeft de elektriciens geadviseerd, de IT-infrastructuur verplaatst en de apparatuur aan het einde van hun levensduur vervangen. “Ik was echt bang voor een uitval van de servers”, geeft Jérôme Vandewatere toe. “Het team kwam één à twee dagen ter plaatse, en we hebben amper onderbrekingen in ons werk ervaren.”

IT die onzichtbaar werkt

Emmanuel Briard staat aan het roer van Bright, de organisatie boven Hungry Minds. Hij heeft een motto dat hij graag herhaalt: hoe minder hij Lab9 Pro ziet, hoe beter het met hem gaat. Dat is het teken dat alles op rolletjes loopt. De resultaten bij Hungry Minds zijn duidelijk zichtbaar:

Een infrastructuur die klaar is voor de toekomst

Met het nieuwe bestandsbeheer en de herinrichting zijn de grootste werkpunten achter de rug. De projecten voor 2027 worden aan het einde van het jaar besproken. Op de vraag wat het verschil maakt met Lab9 Pro, noemt Jérôme Vandewatere de kennis van het Apple-ecosysteem, de persoonlijke begeleiding, het preventief onderhoud, het opleidingsaanbod en de aanwezigheid ter plaatse.

Werkt uw grafisch bedrijf op Mac en bent u op zoek naar één aanspreekpunt voor al uw IT-zaken?